Kolaylaştırma nedir, ne değildir

Açılış sahnesi

Eskişehir'de yetmiş iki daireli bir sitenin olağan toplantısı, sığınağın yanındaki ortak salonda. Gündemde tek madde var: çatının onarımı için toplanacak ek ödeme. Yönetici bir yıl önce emekli olmuş bir matematik öğretmeni, Nurten Hanım. Masanın başında oturuyor, elinde üç firmanın teklifi, söz verme işi de onda. İlk yirmi dakika iyi gidiyor: herkes elini kaldırıyor, Nurten Hanım sırayla söz veriyor, kimse kimsenin sözünü kesmiyor.

Sonra üçüncü kattan genç bir mühendis, en ucuz teklifin yalıtımı içermediğini söylüyor. Nurten Hanım hemen cevap veriyor: «O firmayla ben konuştum, yalıtımı sonra ayrıca yaparız.» Arkadan bir başka kat maliki yalıtımın neden ayrı yapılacağını soruyor; Nurten Hanım yine cevaplıyor. Kırk dakika sonra salondaki konuşma, yöneticinin savunduğu teklif ile ona itiraz edenler arasında gidip gelen bir tartışmaya dönmüş. Dört kişi konuşuyor, altmış kişi izliyor. Oylama yapılıyor, en ucuz teklif kabul ediliyor. Çıkışta merdivende iki komşu birbirine «zaten karar verilmişti» diyor.

Kimse kötü niyetli değildi; söz sırası düzgün tutuldu, oylama kurala uygundu. Eksik olan başka bir şeydi: toplantıyı yöneten kişi aynı anda tartışmanın taraflarından biriydi ve salonun bilgisi karara pek ulaşamadı.

Bu derste ne olacak

Bu ders akademinin kapısı. Önce kolaylaştırmayı (facilitation) akademinin temel kaynaklarındaki tanımlarla kuracağız, sonra onu sunumdan, toplantı başkanlığından ve terapötik grup çalışmasından ayıracağız. Ardından süreci ayrı birinin tutması gerektiği fikrine grup kararı araştırmasından bakacağız ve bulguların toplantı odasına ne kadar taşındığını tartacağız. Ders bir süt kooperatifinin üretici toplantısında, kolaylaştırıcının önüne gelen bir seçim anında duracak.

Sıfır noktası

Gündelik Türkçede «kolaylaştırmak» bir işi daha az zahmetli hâle getirmek demek. Bu akademide kelime daha dar ve daha teknik bir anlam taşıyor. Roger Schwarz'ın The Skilled Facilitator kitabında (2002, yeni ve gözden geçirilmiş baskı) kurduğu tanım, ayrıntısıyla şunu söyler: kolaylaştırıcı grubun bütün üyelerinin kabul ettiği, konuya karşı tarafsız kalan, konunun kendisi hakkında karar yetkisi taşımayan ve grubun sorunları nasıl tanımlayıp çözdüğünü, kararlarını nasıl verdiğini iyileştirmek için gözlem yapıp müdahale eden kişidir. Sam Kaner ve arkadaşlarının Facilitator's Guide to Participatory Decision-Making kitabı (2014, üçüncü baskı) aynı işi daha kısa bir amaçla anlatır: kolaylaştırıcının görevi odadaki herkesin en iyi düşüncesini ortaya koyabilmesini desteklemektir.

İki tanım aynı çizgiyi çiziyor. Çatı onarımı, yalıtım, teklifler toplantıda konuşulan şeydir; kimin ne zaman söz aldığı, hangi bilginin masaya geldiği, kararın nasıl verileceği konuşmanın biçimidir. Kolaylaştırıcı bu ikinci düzlemin sorumluluğunu alır.

Mekanizma

Grubun işi, kolaylaştırıcının işi

Kolaylaştırmanın merkezinde bir iş bölümü var. Grup içeriğin sahibidir: konuyu bilen, kararın sonucunu yaşayacak ve uygulayacak olan odadaki insanlardır. Kolaylaştırıcı sürecin sorumluluğunu alır: toplantının amacını netleştirmek, hangi sırayla neyin konuşulacağını önermek, söz dağılımını izlemek, farklı görüşlerin duyulmasını sağlamak, kararın hangi kuralla verileceğini grubun önüne koymak ve konuşulanı görünür kılmak. Kolaylaştırıcı pasif kalmaz; sık müdahale eder, ama müdahalesi cevabın bulunma biçimini hedefler.

Sunum yapmak başka bir iş

Kolaylaştırma ile en sık karışan iş sunumdur, çünkü ikisinde de bir kişi odanın önünde ayaktadır. Sunum yapan kişi içeriği taşır: bilgiyi o getirir, akış onun anlatımına göre kurulur, soruların cevabını o verir. Kolaylaştırıcı içeriği odadan toplar.

Toplantıya başkanlık etmek başka bir iş

Başkan ya da yönetici, içerik üzerinde söz ve çoğu zaman karar yetkisi taşır. Açılış sahnesindeki Nurten Hanım'ın işi tam olarak buydu: site yöneticisi olarak bir teklifi savunma hakkı vardı ve toplantıyı yönetmek de alışkanlıkla ona düşüyordu. Sorun bu iki şapkanın tek başta durmasıydı. Söz dağıtan kişi tartışmanın bir tarafı olunca, itiraz eden herkes karşısında hem tartışmacıyı hem hakemi bulur.

Schwarz bu durumu çözmek için kolaylaştırıcı rolün yanına bir başkasını koyar: kolaylaştırıcı lider. Lider içerikte görüşü ve kararda yetkisi olan bir kişidir; yalnız grubu yönetirken kolaylaştırmanın ilkelerini ve becerilerini kullanır. Kendi görüşünü söyler ve onu bir görüş olarak söyler, karşı bilgiyi davet eder, kararın kimde olduğunu açıkça koyar.

Terapi grubu başka bir iş

Kolaylaştırmanın üçüncü komşusu terapötik ve gelişimsel grup çalışmasıdır, ve bu ayrımın özel bir ağırlığı var. Kolaylaştırılan bir toplantıda grubun malzemesi bir görev, bir karar ya da bir plandır. Terapi grubunda, deneyim grubunda ya da psikodramada malzeme üyelerin kendisi, duyguları ve birbirleriyle ilişkileridir. Grup Kolaylaştırıcılığı ve Psikodrama Akademisi'nin M02-D03 dersi programında eğitim grubunu, deneyim grubunu ve atölyeyi amaç ve sınır açısından ayırmayı ve bir atölyenin fark edilmeden terapi grubuna dönüştüğü anın işaretlerini ele alıyor; o akademi terapötik grubu öğretir, bu akademi öğretmez.

Neden süreci ayrı biri tutar

Bir grup kendi toplantısını kendisi yürütemez mi? Çoğu zaman yürütür. Kolaylaştırıcıyı gerekli kılan, grubun birlikte düşünürken düzenli olarak düştüğü bazı tuzaklardır. Bunlardan biri araştırmada iyi belgelenmiş: grup tartışması, üyelerin önceden ortak bildiği bilgide dönme eğilimindedir.

Paylaşılmayan bilginin karara ulaşmadığı bu durum yazında gizli profil (hidden profile) adıyla incelendi; ayrıntısı M07-D03 dersinde.

Laboratuvar ve saha çalışmalarını birlikte toplayan bir meta-analiz bilgi paylaşımının önemine daha geniş bir tabanla bakıyor.

Kartlar birlikte dersin tezini destekliyor ama abartmıyor: gruplar bilgiyi eşit kullanmıyor ve tartışmaya yapı vermek paylaşımı artırabiliyor. Süreci kimin tuttuğunu ise bu çalışmalar doğrudan sınamıyor.

Odadan bir kesit

Aşağıdaki konuşma kurgudur; kişiler ve kooperatif bu ders için yazıldı. Kars'a bağlı bir ilçede bir tarımsal kalkınma kooperatifi, ortak süt soğutma tankını hangi köye koyacağını konuşmak için üreticileri çağırdı. Yönetim kurulu başkanı Yusuf Bey altmış yaşlarında, otuz yıldır kooperatifte. Toplantıyı yönetsin diye bölgede çalışan bir kalkınma derneğinden bir kolaylaştırıcı istendi. Salonda yedi köyden yirmi üç üretici var; dördü kadın, en genci yirmi altı yaşında. Kolaylaştırıcı açılışta toplantının amacını söyledi: tankın yeri için seçenekleri ve ölçütleri toplamak. Kararı yönetim kurulunun vereceği, toplantıdan önce Yusuf Bey'le yapılan görüşmede kararlaştırılmıştı ve kolaylaştırıcı bunu da odaya söyledi.

Kolaylaştırıcı: «İlk yarım saatte seçenekleri yazdık: dört köy önerildi. Şimdi her köy için neyin önemli olduğunu konuşalım. Kim başlamak ister?»

Katılımcı (Yusuf Bey): «Hocam, uzatmayalım. Siz bu işleri bilirsiniz, başka kooperatiflerde de görmüşsünüzdür. Tank yol kenarında mı olur, köyün ortasında mı? Siz söyleyin, biz de ona göre yapalım.»

Salonda birkaç kişi başını sallıyor. Arka sırada genç bir kadın üretici elini yarı kaldırıp indiriyor.

Katılımcı (Leyla, genç üretici): «Ben bir şey diyecektim ama... Bizim köyde kadınlar sütü sabah altıda kendisi taşıyor. Yol kenarı bizim için uzak.»

Katılımcı (Yusuf Bey): «Leyla kızım, o ayrı. Önce uzman ne diyor onu dinleyelim.»

Kolaylaştırıcının önünde şimdi birkaç olası hamle var ve her biri o ana kadar kurulan şeyi başka bir yöne taşır.

İlki Yusuf Bey'in istediğini yapmak: başka kooperatiflerde ne gördüyse söylemek. Bu hamle içeriğe bir uzman cevabı koyar; başka yerlerden gelen gözlem bu köylerin yollarını, kışın hangi yolun kapandığını bilmiyor. Üstelik söz kıdemi en yüksek kişiden uzmana geçer ve Leyla'nın az önce söylediği şey, salondaki en somut bilgi, karar zeminine girmeden kaybolur. Açılışta söylenen amaçla da çelişir: toplantı ölçütleri toplamak için toplandı.

İkincisi soruyu gruba geri vermek: «Bu soruyu benim değil, sizin cevaplamanız gerekiyor» demek. Rol olarak tutarlıdır ama bu biçimiyle Yusuf Bey'i odanın önünde geri çevirir. Kooperatifte otuz yıllık bir başkanın bu cümleyi bir azar gibi duyması olasıdır ve geri kalan toplantıyı geri çekilerek geçirebilir.

Üçüncüsü rolü kısaca hatırlatıp Leyla'nın söylediğine dönmek: kendi işinin seçenekleri ve ölçütleri toplamak olduğunu, tankın yerine yönetim kurulunun karar vereceğini söylemek ve «sütü kimin, hangi saatte, ne kadar yol taşıdığı» bilgisini bir ölçüt olarak tahtaya yazıp diğer köylerin de bu soruya cevap vermesini istemek. Bu hamle Yusuf Bey'i ezmeden çerçeveyi korur, ama Yusuf Bey'in «o ayrı» sözünü ortadan kaldırmaz; Leyla bundan sonra yeniden konuşmayabilir.

Dördüncü bir yol da var: kısa bir ara vermek ve Yusuf Bey'le yalnız konuşmak. Başkanın uzman cevabı istemesi bazen bir karar baskısının işaretidir; belki yönetim kurulu kararı çoktan vermiştir ve bu toplantı bir onay görüntüsüdür. Bu soru akademinin M04-D05 dersinin konusu. Ara bu sorunun cevabını bulabilir, ama toplantının ortasında, Leyla'nın cümlesi havada kalmışken verilen bir ara da bir mesaj taşır.

Hangi hamlenin seçileceği odayı ve Yusuf Bey'le kurulan ilişkiyi bilmeye bağlı. Ölçülebilir olan şu: ilk hamle, kolaylaştırıcının açılışta söylediği rolün dışına çıkar ve içeriğe bir cevap koyar. Ötekiler o rolün içinde kalır, ama her biri bir şeyi feda eder.

Usta katmanı

Rolün sınırı en çok, grup o sınırı aşmayı istediğinde sınanır. Yusuf Bey'in davranışı olağandışı değil; dışarıdan gelen kişiden çoğu yerde cevap beklenir ve buna direnmek kibirli görünebilir. Bu yüzden rol sponsorla ön görüşmede ve açılışta kurulur; toplantının ortasında kurulmaya çalışıldığında pahalıya gelir. Akademinin M04 modülü bu sözleşmeyi ayrıntılı ele alıyor.

Bir kurum «bize kolaylaştırıcı lazım» dediğinde bazen bir danışmanın tavsiyesini, bir eğitmenin eğitimini ya da bir koçun takımla çalışmasını istiyordur. Schwarz da kolaylaştırıcıyı, aynı ilkeleri kullanan danışman, koç ve eğitmen rollerinden ayırır; akademinin M01-D04 dersi bu ayrımı bir kurum talebi üzerinde kuruyor. Takım koçluğuyla ilişki ayrıca önemli: Koçluk Akademisi 43.1 programında takım koçluğunu kolaylaştırmadan ve takım eğitiminden ayırmayı ele alıyor ve bu akademi o ayrımı orada bırakıyor; burada koçun bir takım oturumunda kullandığı kolaylaştırma araçları ve iki rol arasındaki geçiş, ileri düzeyde M14 modülünde işleniyor.

Kolaylaştırıcının konu hakkında bir görüşü çoğu zaman olur; rolün istediği, o görüşün kime söz verildiğini ve hangi fikrin tahtaya yazıldığını yönlendirmemesidir. Bu ayrım M01-D03 dersinde derinleşiyor.

Kolaylaştırıcı karar vermez, ama kimin konuşacağını ve ne zaman oylanacağını önermek karar kadar etkili olabilir. Bu güç, süreç önerilerini gruba açık ve itiraz edilebilir biçimde sunarak dengelenir.

Kanıtın sınırı

Bu derste dayandığımız bulgular kolaylaştırmanın kendisi hakkında değil, grupların nasıl düşündüğü hakkında. Gizli profil çalışmaları ve bilgi paylaşımı meta-analizi, grupların bilgiyi eşit kullanmadığını ve tartışma yapısının bilgi paylaşımıyla ilişkili olduğunu gösteriyor. Ama bu çalışmaların çoğu kolaylaştırıcılı ve kolaylaştırıcısız toplantıları karşılaştırmadı. Bir kolaylaştırıcının varlığının karar kalitesini ne ölçüde ve hangi koşulda artırdığı, bu bulgulardan ancak dolaylı olarak çıkarılabilir.

İkinci sınır bağlam. Gizli profil deneylerinin önemli bir kısmı tanımlı doğru cevabı olan deney görevleri kullanıyor. Kurum toplantılarında doğru cevap çoğu zaman yok ya da yıllar sonra belli oluyor; karar aynı zamanda bir güç dengesi, bir aidiyet meselesi ve bir uygulama sözü. Laboratuvardan kuruma geçerken bu farklar genellemeyi sınırlıyor; kartlardaki «Aktarım» etiketinin anlamı bu.

Üçüncü sınır, yöntem kitaplarıyla ilgili. Schwarz'ın ve Kaner ile arkadaşlarının tanımları alanda yaygın biçimde kullanılıyor ve bu akademinin dilini kuruyor. Bunlar deneyimle sınanmış uzman görüşleridir; hangi müdahalenin hangi grupta işe yaradığını gösteren kontrollü karşılaştırmalar değil. Kolaylaştırmanın değişik kültürlerde, özellikle kıdemin ve yaşın söz hakkını belirlediği gruplarda nasıl işlediği de açık bir soru; kesitteki kooperatif toplantısı, kitapların varsaydığı eşit söz düzeninin her odada hazır beklemediğini gösteriyor.

Kendin dene

Aklında kalsın

Kolaylaştırma, bir grubun kendi işini yapabilmesi için sürecin sorumluluğunu almaktır. Konunun cevabı ve karar gruba ya da karar yetkisi olan kişiye aittir; kolaylaştırıcı cevabın bulunma biçimini tasarlar, izler ve düzeltir.

Sunum, toplantı başkanlığı ve terapötik grup çalışması odada yer alabilir; kolaylaştırıcı bunlardan birine geçtiğinde bunu odaya söyler.

Gruplar kendi hâline bırakıldığında ortak bildikleri şeyi konuşmaya eğilimlidir ve yalnız bir kişinin bildiği bilgi karara ulaşmakta zorlanır.

Rolün sınırı en çok grup onu aşmayı istediğinde sınanır ve rol, toplantının başında kurulduğunda daha kolay korunur.

Sonraki derse köprü

Bu derste sürekli iki şey arasında bir çizgi çektik: konuşulan şey ile konuşmanın yürüyüş biçimi. Yusuf Bey tankın yerini sordu; Leyla sütü kimin, hangi saatte taşıdığını söyledi; kolaylaştırıcının önündeki seçimlerin hepsi bu iki düzlemden hangisinde hareket edeceğiyle ilgiliydi. Bir sonraki ders, M01-D02, bu çizgiyi kendi başına ele alıyor: içerik ve süreç ayrımını bir toplantı anında nasıl tanırız, ikisinin arasında görünmeyen üçüncü bir katman var mı ve kolaylaştırıcı hangisinde söz hakkı taşır?